1. Home
2. 2-minuten regel

2-minuten regel

De simpel aan te leren 2-minuten regel kan jouw productiviteit onmiddellijk en permanent verbeteren! Hoe werkt het?

Waarom 2 minuten?

Getting Things Done gaat over het onder controle krijgen over de oneindige stroom van e-mails, taken, telefoontjes, chatberichten, ideeën, etc. Om controle te krijgen, leer je organiseren. Maar wat als het organiseren langer duurt dan het uitvoeren dan de taak? Dat is toch helemaal niet nuttig?

Inderdaad, daarom de 2-minuten regel. Het principe is:

Als het langer duurt om een taak te organiseren (en erop terug te komen) dan het uit te voeren, voer het dan onmiddellijk uit.

Maar ook als je geen Getting Things Done gebruikt, is dit een heel nuttige regel om te gebruiken.

Wat kan je doen in minder dan 2 minuten?

2 minuten is niet lang! Probeer deze even op te timen, terwijl je deze pagina leest: https://www.google.com/search?q=two+minute+timer .

Maar toch nemen heel wat taken minder dan 2 minuten in. Enkele voorbeelden:

• Een afspraak bevestigen.
• Een mail forwarden
• Iets in de prullenbak gooien.
• Een korte mail lezen en beslissen als er actie in zit voor jou of niet.
• Iets archiveren.
• Een compliment geven.
• ...

Hoe kan je meer doen in 2 minuten?

Hou digitale post-its bij met informatie die je vaak moet opzoeken

Heb je informatie zoals projectnummers, BTW-nummers, bankrekeningnummers, etc. die je af en toe moet gaan opzoeken? Verzamel deze informatie op een centrale plaats, waarin je snel en gemakkelijk kan zoeken. Dat kan Google Keep, One Note of zelfs een gewoon tekst bestand zijn.

Hiermee verlaag je de zoektijd drastisch!

Maak gebruik van templates voor je e-mails

Hoe vaak komt het niet voor dat je een mail stuurt die je in één of andere vorm al verschillende keren verstuurd hebt? Maak gebruik van templates om veel voorkomende vragen te beantwoorden. In Google Mail kan je gebruik maken van templates. In Outlook kan je hiervoor verschillende signatures gebruiken. Je kan ook altijd mailtjes in draft laten staan en hieruit kopiëren en plakken.

Leer werken met sneltoetsen

Heel wat populaire tools ondersteunen sneltoetsen. Ook Windows heeft er een aantal ingebakken. Bijna iedereen kent ctrl-c en ctrl-v om te kopiëren en plakken. Maar wist je dat je met ctrl-a alles kan selecteren en dat je met alt-tab eenvoudig tussen je openstaande programma's kan springen? En daarbovenop hebben zo goed als alle programma's die jij gebruikt sneltoetsen. Zo kan in de meeste programma's ctrl-s gebruiken om op te slaan en ctrl-o om een bestand te openen. Door met al deze sneltoetsen te leren werken bespaar je per dag tientallen keren één of meerdere seconden uit.

Automatiseer

Heb je een aantal stappen die je telkens herhaalt in Outlook? Je kan ze automatiseren met "Snelle stappen": https://support.microsoft.com/nl-nl/office/algemene-of-terugkerende-take...

Bekijk ook eens IFTTT. Je zal versteld staan van wat je allemaal kan automatiseren zonder dat je zelf moet kunnen programmeren. Het is allemaal drag-and-drop.

Tovertypen

Met de Outlook autocorrectie of met tools zoals Fingertips (Windows) en TextExpander (Mac en Windows), kan je snel veel gebruikte zinnen, teksten of informatie naar boven toveren.

Dit is slechts het begin!

De 2-minuten regel is slechts één van de vele principes uit Getting Things Done. Wil je meester worden van je werkstroom? Neem contact op voor een Getting Things Done training.